광고대행 3년차, 엑셀로 고객 관리하다가 재계약 2건 날린 썰

안녕하세요, 로컬 맛집 광고대행을 운영하고 있는 마케터입니다.

오늘은 제가 3년차에 겪은 뼈아픈 실수를 공유하려고 합니다. 엑셀로 고객 관리하시는 분들께 도움이 되길 바라며...

엑셀 관리, 처음엔 문제없었다

사업 시작할 때는 고객이 5개도 안 됐습니다. 엑셀 한 장이면 충분했죠.

A열: 업체명
B열: 대표 연락처
C열: 계약일
D열: 만료일
E열: 메모

간단하고 직관적이었습니다. "CRM이 필요해요" 라는 말을 들을 때마다 "엑셀로 충분한데?" 생각했었죠.

문제의 시작: 20개 돌파

6개월 후, 계약 업체가 20개를 넘어갔습니다.

이때부터 슬슬 이상한 느낌이 들기 시작했습니다.

통화 내용을 어디에 적지?

"저번에 A업체 대표님이 뭐라고 하셨더라?"

엑셀 메모 칸을 봤지만, 2주 전 통화 내용은 어디에도 없었습니다. 기억에 의존하다가 같은 질문을 반복하고, 대표님께 "지난번에 말씀드렸는데요..."라는 말을 들었습니다.

창피했습니다.

계약 만료일을 놓치기 시작

엑셀에 만료일이 적혀있어도, 알림은 안 옵니다.

매일 아침 엑셀을 열어서 "오늘 기준 30일 이내 만료 업체"를 확인해야 했는데... 정신없다가 깜빡하면 그대로 지나갔습니다.

그리고 일어난 일

첫 번째 실수: B떡볶이

6개월 계약이었던 B떡볶이. 만료 2주 전에 연락드리려고 했는데, 깜빡했습니다.

만료일 3일 전에야 부랴부랴 전화했지만:

"아, 다른 업체랑 이미 계약했어요."

월 50만원 계약 놓침.

두 번째 실수: C치킨

더 황당한 건 C치킨이었습니다.

계약 만료일 2주 후에야 알아챘습니다. 엑셀을 안 열어봤거든요.

전화했더니:

"이미 만료됐는데 연락도 없길래, 그냥 안 하기로 했어요."

월 80만원 계약 증발.

계산해보니...

두 업체만 해도:

월 130만원 × 6개월 = 780만원 손실

직원 1명 월급이었습니다.

이때 깨달았습니다. "엑셀은 '기록'만 되지, '관리'는 안 된다"

해결책을 찾다

세일즈포스, HubSpot 같은 유료 CRM을 알아봤습니다.

그런데:

월 10만원~20만원 (직원 수만큼 과금)
기능은 100개인데 우리가 쓸 건 10개
세팅만 일주일

우리 규모엔 과했습니다.

노션도 써봤지만:

처음부터 직접 만들어야 함
알림 기능 약함
결국 또 직접 관리

우리가 필요한 건 이것뿐

곰곰이 생각해보니, 광고대행사가 진짜 필요한 기능은:

✅ 고객 리스트 (상담중 / 계약완료) ✅ 통화 기록 타임라인 ✅ 계약 만료 30일 전 알림 ✅ 파일 첨부 (계약서, 사업자등록증) ✅ 팀원 추가

이것만 있으면 됩니다.

그래서 만들었습니다

개발자 친구와 우리 회사에서 쓰려고 만들었습니다.

필요한 기능만 딱 넣었습니다:

1. 잠재고객 → 계약고객 구분

상담 중인 업체와 계약 완료 업체를 한눈에 봅니다. 클릭 한 번으로 상담 → 계약 전환됩니다.

2. 통화 기록 타임라인

📞 2026.02.05 오후 3시
"체험단 30명 진행 원하심. 예산 300만원"

📞 2026.01.28 오전 10시
"재계약 의사 있음. 다음주 미팅"

시간순으로 쭉 정리됩니다. 2주 전 통화 내용도 5초 만에 찾습니다.

3. 계약 만료 알림

대시보드에 뜹니다:

⚠️ 계약 만료 임박 (30일 이내)
• D카페: 2026.03.05 (23일 남음)
• E음식점: 2026.03.12 (30일 남음)

이제 놓칠 일이 없습니다.

4. 파일 첨부

고객별로:

계약서
사업자등록증
통장사본
캠페인 결과 리포트

묶어서 저장됩니다.

5. 팀 협업

직원 이메일로 초대하면:

실시간 동기화
누가 뭘 수정했는지 다 보임
버전 충돌 없음

3개월 써본 결과

📈 재계약률: 60% → 85%

이제 놓치는 일이 없습니다. 만료 30일 전에 미리 연락 → 여유있게 협의 → 재계약 성공

⏰ 고객 찾는 시간: 10분 → 10초

"A업체 지난 통화 내용 뭐였지?" 검색 → 클릭 → 바로 확인

💰 CRM 비용 절약: 월 10만원

유료 CRM 안 쓰니까 매달 10만원 절약

👥 직원 온보딩: 2일 → 30분

새 직원 와도:

고객 리스트 바로 확인
상담 이력 다 있음
교육 시간 대폭 감소

무료로 공개합니다

저희 대행사에서 쓰려고 만든 건데, 혹시 다른 분들도 도움되실까 싶어 무료로 공개했습니다.

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회원가입만 하면 바로 사용 가능하고:

팀원 초대 무제한
고객 등록 무제한
파일 저장 무제한
숨겨진 비용 없음

이런 분들께 추천

✅ 엑셀로 고객 관리하다가 한계 느끼신 분 ✅ 유료 CRM은 부담스러운 소규모 업체 (직원 5명 이하) ✅ 복잡한 기능 필요 없고 기본만 있으면 되는 분 ✅ 광고/마케팅 대행, 영업 관리하시는 분

이런 분들은 비추천

❌ 이메일 자동발송 같은 고급 기능 필요하신 분 ❌ 대기업 규모 (직원 100명 이상) ❌ 복잡한 통계 분석 필요하신 분

마치며

엑셀로 충분하다고 생각했던 제가 바보였습니다.

재계약 2건 놓치고 나서야 깨달았습니다:

"관리는 '기록'이 아니라 '리마인드'다"

여러분은 저처럼 놓치지 마세요.

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P.S. 혹시 써보시고 개선할 점 있으면 피드백 주세요. 계속 업데이트하고 있습니다!